Note spese a prova di frode: la guida di SAP Concur

Le frodi sulle note spese sono una zona grigia che le aziende faticano ad illuminare: un mix di errori involontari e comportamenti scorretti che può infatti costare caro. Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), infatti, in media il 5% dei ricavi annuali di un’azienda viene perso ogni anno a causa di azioni fraudolente, con una perdita media di entrate superiore ai 90mila euro all’anno.
A fotografare il fenomeno è un’analisi di SAP Concur che rivela come gran parte delle irregolarità derivino da sviste e automatismi consolidati nel tempo. Ma non è solo questione di distrazioni: il rischio di frodi intenzionali cresce quando si indebolisce il legame tra dipendente e azienda. Dalla soddisfazione professionale al senso di responsabilità, sono diversi i fattori che possono trasformare una semplice disattenzione in un comportamento doloso.

La ricerca di SAP Concur offre un’analisi approfondita sugli atteggiamenti nei confronti delle frodi sulle spese, evidenziando i rischi coinvolti e le sfide che i finance manager e i travel manager devono affrontare. Il report mette in luce dati interessanti, come il tempo e il denaro che le aziende investono per contrastare questo fenomeno, i metodi più comuni utilizzati per manipolare una nota spese e il ruolo sempre più rilevante dell’intelligenza artificiale nei sistemi di rilevamento delle frodi.

Una collaborazione vincente tra team tech e finance

In un contesto di crescente incertezza economica, caratterizzato da conflitti geopolitici e stagnazione del commercio globale, infatti il rischio di frodi è in aumento. A questo si aggiunge la diffusione di tecnologie come l’Intelligenza Artificiale generativa che facilita la falsificazione di ricevute di spesa. Per affrontare il problema, le aziende possono adottare un approccio strutturato e collaborativo, in cui le funzioni tecnologiche e finanziarie lavorano insieme per ridurre i rischi operativi.

Ecco le tre aree chiave di intervento:

1. Prevenzione attraverso il controllo automatizzato
   Implementare sistemi che automatizzano la registrazione delle spese – come l’integrazione diretta di transazioni da fornitori di trasporti e viaggi aziendali (es. Uber) – aiuta a eliminare la possibilità di manipolare ricevute. Inoltre, tecnologie avanzate possono notificare e persino bloccare pagamenti non conformi alle policy aziendali, riducendo il rischio di spese fraudolente.
2. Rilevamento tempestivo con l’intelligenza artificiale
   Nei casi in cui la prevenzione non è sufficiente, è fondamentale dotarsi di strumenti avanzati di rilevamento. L’AI, analizzando grandi set di dati, può identificare schemi e anomalie che potrebbero sfuggire ai controlli tradizionali. Questo non solo aiuta a individuare casi di frode, ma libera tempo prezioso per gli auditor, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche.
3. Aggiornamento continuo dei sistemi di controllo
   Con l’evolversi delle politiche aziendali – ad esempio, l’introduzione di rimborsi per spese legate al lavoro ibrido, come Wi-Fi o monitor aggiuntivi – anche i sistemi antifrode devono adattarsi. Una revisione periodica delle regole e dei limiti configurati nei sistemi digitali garantisce che qualsiasi nuova forma di abuso venga tempestivamente individuata e affrontata.

Un investimento per il futuro

La lotta alle frodi è un impegno costante per le aziende, ma con un approccio strategico che combina prevenzione, rilevamento e aggiornamento continuo, le aziende possono ridurre significativamente le perdite e rafforzare la propria sicurezza finanziaria. Con l’incertezza economica all’orizzonte, il momento di agire è adesso.