Spese aziendali: dall’obbligo di utilizzare i pagamenti elettronici, una gestione finanziaria più rigorosa e trasparente

In un contesto economico caratterizzato da un tasso di inflazione altalenante e un mercato del lavoro in continua evoluzione, i leader finanziari si trovano di fronte alla sfida di guidare la produttività aziendale. In tale contesto, è essenziale cercare di capire quali siano le difficoltà che le imprese devono affrontare per migliorare l’efficienza operativa e posizionare i responsabili finanziari come motori di crescita.

Il report di Soldo

Secondo i dati del nuovo report di Soldo, le opinioni dei dipendenti sul reparto finance riflettono questa complessità: il 29% dei dipendenti lo considera efficace e ben strutturato, mentre il 19% lo percepisce come eccessivamente burocratico e il 18% trova difficile comunicare con esso.

Un dato significativo è che il 40% dei dipendenti ritiene che un accesso più semplice ai fondi aziendali potrebbe incrementare significativamente la propria produttività, mentre il 26% pensa che un accesso più immediato ai budget rappresenterebbe un’opportunità per proporre nuove idee e favorire l’agilità aziendale. Inoltre, un dipendente su quattro prevede un miglioramento della soddisfazione lavorativa grazie a processi finanziari più snelli e trasparenti.

Un aspetto su cui c’è margine di miglioramento riguarda il processo di approvazione delle spese: il 20% dei lavoratori evidenzia la possibilità di semplificare e velocizzare questa fase, mentre il 16% riconosce che una gestione più rapida dei fondi potrebbe contribuire a non perdere opportunità di business.

È interessante notare che il 93% dei dipendenti sente di avere la fiducia del team finance nella gestione dei fondi aziendali. Tuttavia, oltre la metà (54%) ha esplorato soluzioni alternative per accedere ai fondi al fine di velocizzare i processi, e il 14% ha utilizzato risorse proprie per superare eventuali ostacoli burocratici.

Questi dati dimostrano che un approccio più agile e trasparente nella gestione delle spese aziendali non solo semplificherebbe i processi, ma favorirebbe anche una cultura aziendale più collaborativa e orientata all’innovazione.

Il punto di vista dei manager

Qual è invece il punto di vista dei manager? Il 64% dei senior leader finanziari italiani ha dichiarato che la mancanza di accesso diretto ai budget aziendali per i dipendenti ha causato la perdita di importanti opportunità di crescita aziendale nel corso dell’ultimo anno.

Nonostante il 95% dei leader finanziari affermi di fidarsi dei dipendenti nella gestione dei fondi aziendali, persistono resistenze nel concederne accesso diretto, creando un collo di bottiglia nella produttività. Una delle principali motivazioni, secondo i leader italiani, è la mancanza di risorse per formare i dipendenti sulle responsabilità finanziarie. Secondo la ricerca, la restrizione dell’accesso ai budget ha avuto un impatto critico sul potenziale di crescita:

• Opportunità di ricavi mancate: Tra il 64% dei leader finanziari che ha segnalato opportunità perse a causa di tale restrizione nel corso dell’ultimo anno, molti hanno riportato conseguenze significative, tra cui perdite finanziarie (66%), perdita di clienti esistenti (61%) e mancata acquisizione di nuovi clienti (55%).
• Elevato carico amministrativo: Il 56% dei leader finanziari italiani dedica tra le 11 e le 20 ore a settimana a compiti amministrativi non strategici, come la riconciliazione delle spese e la gestione delle ricevute, con un eguale 56% che dichiara come il tempo dedicato a queste attività spesso comprometta il completamento del proprio lavoro giornaliero nei tempi consoni.

L’obbligo di utilizzare pagamenti elettronici per garantire la deducibilità delle spese

L’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025 rappresenta un ulteriore stimolo per le aziende a rivedere i propri processi nell’ambito delle spese tracciabili. L’obbligo di utilizzare pagamenti elettronici per garantire la deducibilità delle spese e la necessità di tracciare il flusso di denaro tra l’azienda e il fornitore spingono verso una gestione finanziaria più rigorosa e trasparente.

Questi dati offrono una chiara direzione per il futuro. La produttività è essenziale per cogliere opportunità e mantenere un vantaggio competitivo. Inefficienze operative, processi manuali obsoleti e risorse limitate non sono più sostenibili. Per competere efficacemente, le aziende devono ripensare i loro flussi di lavoro e adottare un approccio progressivo alla gestione delle spese.

Il ruolo del team finance

Negli ultimi anni, le aziende italiane hanno subito una pressione crescente per creare e mantenere un vantaggio strategico. Dal 2007 al 2023, la crescita media annua del PIL italiano per ora rilevata è aumentata solo dell’1,3%, a fronte del 3,6% in Francia, del 10,5% in Germania e del 15,2% in Spagna.

La produttività, definita come il valore creato per ogni ora lavorata o l’efficienza con cui un’azienda trasforma le risorse in beni, è diventata uno strumento cruciale per affrontare condizioni macroeconomiche sfavorevoli. Migliorando la produttività, le imprese possono ridurre i costi, incrementare la redditività, abbassare i prezzi e migliorare l’esperienza del cliente, creando un ambiente favorevole alla crescita.

Il ruolo del team finance in questo contesto è fondamentale e sta evolvendo da semplice funzione amministrativa a vero e proprio motore di crescita per l’azienda. Oggi, ha l’opportunità di trasformarsi in un catalizzatore dell’innovazione, contribuendo in modo strategico alla competitività del business. Tuttavia, permangono sfide interne da superare per liberare appieno il suo potenziale innovativo.

Infine, i team finanziari devono passare dall’essere percepiti come “guardiani” a diventare veri e propri promotori di crescita. Facilitare l’accesso ai fondi aziendali non è solo una questione di efficienza operativa, ma anche un’opportunità strategica per liberare risorse, migliorare la produttività e stimolare l’innovazione. Con l’adozione di strumenti digitali e processi semplificati, le aziende possono affrontare le sfide normative e cogliere nuove opportunità di crescita.